Convincere con i dati: disegnare, consegnare e farsi ascoltare

tanti sono i metodi per farsi comprendere e convincere a fare le cose che i dati ci dicono di fare. Parliamo spesso di data storytelling in questo senso.

Eppure negli ultimi anni si cono aggiunte delle tecniche per spingerci ancora oltre, perchè nel modo più irrazionale che io conosca, quando le analisi indicano le azioni da percorrere, l’essere umano ha ancora mille ragioni per non attuarle.

Problemi di interpretazione ( e Data encoder)

1. menti multiple: la cultura, la biologia, la famiglia, l’istruzione, il contesto sono tutti fattori di bias di comprensione
2. il problema cognitivo: troppe informazioni ci mandano nel panico

quando racconto allora devo tenere conto di:

1. a chi mi voglio rivolgere
2. la complessità di analisi
3. l’obiettivo
4. il caso d’uso

Data Encoding

sappiamo che la gestalt (psicologia della forma) usa forme, ma anche colori, e tanti altri elementi per decodificare i dati. ecco alcuni elementi

• grandezza
• posizione
• forma
• intensità
• colore

i principi della Gestalt 

• l’uso dei colori può aiutare quando c’è bisogno di evidenziare un progresso (sfumature di rosso)  o uno stadio  (rosso, giallo, verde). In excel potete usare le condizioni di formattazione e su Google analyticsTable booster o in generale usando la formattazione condizionale. È inoltre importantissimo scegliere i colori di tutta la presentazione tramite palette

• Semplicità È la versione percettiva del noto principio del rasoio di Occam: la nostra mente tende a percepire le cose nella loro forma più semplice
•  Figura/sfondo: in base a livelli che date alcune cose vengono percepite in primo o in secondo piano

• Vicinanza o prossimità: Più elementi vicini tra loro vengono percepiti come appartenenti allo stesso gruppo. È il principio alla base della crenatura del testo: le lettere più vicine non vengono percepite come singoli elementi, ma come un’unica parola

• Similarità o uguaglianza:Gli elementi con caratteristiche comuni (dimensione, colore, peso, posizione, forma, eccetera) vengono percepiti come appartenenti ad uno stesso gruppo
• Simmetria: Elementi simmetrici sono percepiti come appartenenti allo stesso gruppo. Inoltre la simmetria crea un senso di armonia. Pensate alle proporzioni auree e come sono state usate in tanti quadri e scolutre.
• Continuità: Le linee sono percepite più facilmente quando sono continue, senza interruzioni
• Chiusura: le linee che formano delle figure chiuse tendono ad essere viste come unità formali.

Il grafico intuitivo

sappiamo che esistono delle regole bellissime per scegliere il grafico più semplice

ma abbiamo molti più grafici di quelli che pensate. le mappe ci aiutano a sceglierli

o quell di graphic continuum

qui un bel tool per capire quale sfotware realizza il grafico che vogliamo..

Usiamo solitamente le pratiche di data visualizazion per scegliere i grafici più intuitivi

Amplificare il messaggio

e non basta ancora, abbiamo bisogno di altri trucchi come

• etichette
• note
• frecce
• sintesi
• target

Fare le slide

usiamo le regole di data storytelling per raccontare una storia dando contesto, confronti ecc

• usare i titoli come key point
• fare ipotesi
• comparare effetti tra fare e non fare
• il linguaggio è tarato sull interlocutore?

Organizzare i dati

per anni ho fato il business analyst di una grossa multinazionale e ogni settimana dovevo mandare un report (una mail in verità) per segnalare cose importanti. tempo di attenzione del mio interlocutore 3 minuti. Avevo cominciato ad organizzare le analisi sotto forma di numero negativo e della causa. insomma con la tecnica delle 5 W e del modello che ho chiamato DATA.INSIGHT.ACTION

• DATA: What, why, when
• ACTION: How, Who

per visualizzare bene questo ragionamento per trovare le cause usano le tecniche di problem solving. Poi ho scoperto il nome per questa cosa che facevo. la MINTO piramyd.

pensate che io avevo 3 minuti di attenzione quindi le slide le costruivo così (la slide arriva dal nostro corso in business analysis)

Convincere ad intraprendere le azioni

siamo arrivati al punto finale, come riuscire a far realizzare quello che gli abbiamo detto. la tecnica del What is it for me è sempre utile

• tempo di risoluzione
• costo di non farlo
• risorse necessarie per la risoluzione
• impatto personale e pubblico
• azioni a breve termine o lungo termine
• azioni concrete o astratte

Consegnare e difendere i dati

a questo punti possiamo esporci al massimo e raccontare in prima persona. se cominciate a dire ” qui c’è un errore”, “questo accade perchè c’è poco budget speso” la gente vi odierà a tuto il lavoro verrà buttato in fumo.  Mi piace molto il TOP-T framework

• topic: l’argomento
• orient: aiutiamo le persone a capire i numeri nei grafici.
• point: il succo della storia, il so what
• transiction: crea connessioni tra le slide, tra dati ed azioni

Combattere la resistenza

ci sono mille ragioni politiche per cui spesso le cose non vengono risolte. il povero analyst non ha armi davanti la politica, ma qualche trucchetto possiamo comunque provarlo. parliamo della PNL dei dati ;). la matrice della confusione dell’audience in questo senso ci aiuta molto, in consulenza ho imparato che la qualità dipende dal contenuto, ma soprattutto dall’aspettativa dall’altra parte. Allora analyst, prepariamoci per le aspettative!

1. nessun cambiamento nei dati, nessun cambiamento atteso: che si fa? inserite pochi numeri, chiederanno di più sui next steps, qualcuno chiederà sul metodo e le sorgenti per dare noia.
2. cambiano i dati e cambiano le aspettative: e adesso? spiega bene il dato che muove tutto e prepara i next steps . ti chiederanno dei dettagli, conservati dei dettagli in appendice. ricorda a tutti che se lo aspettavano se si innervosiscono. non passare troppo tempo sui dati.
3. i dati cambiano e non me lo aspettavo: cosa ho fatto di diverso? focalizzati sul perchè e muoviti subito sulle azioni. preparati a rispondere alla domanda sul perchè non lo hai previsto. ti consiglio di stare prima un po’ a fare la intro del contesto e poi presentare i numeri
4. i dati non cambiano e mio mi aspettavo di si: cosa non ho fatto? ti faranno una marea di domande. hai considerato questo? se è un test ricordaglielo. digli che anche tu sei sorpreso e analizzerai ancora più informazioni. evita specualzioni, non dare colpe, fai prlare i dati. focalizzati sul piano per raccogliere più info e riportare tutto in positivo.

Altri consigli umani

• non ti mettere mai sulla difensiva, i dati sono neutri, nessuno ti può attaccare. parla dati ed ipotesi. non ti irrigidire. Parti dal presupposto che nessuno sa fare il tuo lavoro e sono molto curiosi di ascoltarti.
• riconosci le emozioni del pubblico: se sono preoccupati digli che li capisci.
• non ti focalizzare sul passato, parla di soluzioni e non di colpe.
• chiarisci sempre come un dato può far cambiare una decisione

VEDI ANCHE: CORSO IN DATA STRATEGY E BUSINESS ANALYTICS